Notionの概要から基礎を知りたい方向け。
本記事では、Notionの基本を順序立てて解説します。
それでは早速見ていきましょう。
はじめに、Notionとは何か？
Notionは、タスク管理からWiki、データベースまで幅広い機能を備えたアプリケーションです。このアプリは、個人ユーザーからビジネスチームまで、幅広いニーズに応えることができます。
Notionのアカウントの作り方
ログイン方法は3種類あります。
- 会社のメールでログイン
- Googleアカウントでログイン
- Appleアカウントでログイン
メールアドレスを入力すると、Notionへのアクセス許可の画面や認証コードが送られてきます。
指示に従って進めると、Notionのアカウントが作成されます。
無料版と有料版の違い
Notionの無償版と有料版の違いを箇条書きでまとめてみました。
＜Notion無料プラン＞
- ページ数、データベース数ともに無制限
- 豊富なテンプレートが利用可能
- 共有ページで他の人と共同作業が可能
- 100MBのファイル保存制限
- 高度な機能に制限あり（データベースの埋め込みやカスタムスクリプトなど）
Notionの無料版は、基本的なメモ書きや整理整頓のツールを必要とする個人で利用する方に適しています。
＜Notion有料プラン＞
- ファイル保存量に制限なし
- データベースの埋め込みやカスタムスクリプトなどの高度な機能
- チームメンバーを増やし、異なるレベルのアクセス権を割り当てることが可能
- 個人向けには月額4ドルから
有料版は、より高度な機能とより多くのファイル保存を必要とする大規模なチームや個人に向いている、というのが特徴です。
Notionの基本操作
これらがNotionの基本的な操作です。これらをマスターすることで、Notionをフル活用することができます。
- ワークスペースの作成
- ページを追加する
- ブロックの作成
- テキストの書式設定
- ファイルの追加
- ページの共有
Notion は作業を効率化し、すべてを 1 つの場所に整理することができる強力な生産性向上ツールです。
基本を理解することで、Notion の可能性を最大限に活用できるようになります。
1. ワークスペースの作成
Notionを始めるには、最初にワークスペースを作成する必要があります。
ワークスペースは、複数のページを含むもので、Notion内でのタスク、プロジェクト、または組織を管理するために使用されます。
2. ページの作成
ワークスペース内では、複数のページを作成することができます。
これらのページは、タスク、プロジェクト、ノート、または他の目的に使用されます。
サイドメニューにある「ページを追加」を押すと、作成できます。
Notionの特徴として、ページの中にページを作成することが挙げられます。
これにより、階層、レイヤーを簡単に作ることができます。（下記、動画参照）
3. ブロックの作成
Notionはブロックというものを扱います。
Notionページ内には、複数のブロックを作成することができ、テキスト、リスト、イメージ、などさまざまなコンテンツを表します。
ベーシックコンテンツ
ベーシックコンテンツのブロックは、特にドキュメントの作成時に使用します。
ここは他の文書ツールと同じです。
インラインコンテンツ
インラインコンテンツは、特殊なブロックです。
他のユーザーをメンションしたり、日付をリマインダーすることができます。
使用頻度は少なめです。
4. データベースの作成
Notionは、データベースを作成することもできます。
これにより、Excelやスプレッドシートで管理していたものをNotionで実現可能です。
データベースは、情報を整理するために使用されます。これらは、タスクリスト、プロジェクトリスト、または顧客リストなどとして使用することができます。
Notion では、タスクリストやプロジェクト管理ボードなど、構造化されたデータを保存するためのデータベースを作成することができます。
データベースを作成するには、サイドバーの「＋」ボタンをクリックし、「データベース」を選択します。
一度作成しても、他のデータベースに変換することも可能です。動画では、ボードビューとタイムラインビューを追加しています。
5. ページとデータベースの関連付け
Notionでは、ページとデータベースを関連付けることもできます。
これにより、ページ内のコンテンツとデータベース内の情報を紐付けることができます。
6. テキストの書式設定
Notion には、テキストのための豊富な書式設定オプションが用意されており、書式の整ったページや文書を簡単に作成することができます。
ページ上部の書式設定バーから、見出し、箇条書き、リスト、コードブロックなど、さまざまなテキスト書式設定オプションにすばやくアクセスすることができます。
コードブロックを使ってコードスニペットをフォーマットし、適切にハイライト表示させることで読みやすくすることもできます。
Notionは、幅広いカスタマイズオプションを提供しているため、特定のニーズに合わせてテキストをフォーマットすることができます。
フォント、フォントサイズ、色などを変更できるほか、キーボードショートカットを使ってテキストにすばやく書式を適用することも可能です。
個人プロジェクトでもチームプロジェクトでも、Notionの豊富な書式設定オプションを使えば、プロ並みのページや文書が簡単に作成できます。
7. ファイル・メディアの追加
Notionは画像、文書、動画など、さまざまな種類のファイルを追加することができます。
ファイルを追加するには、ページ内の「＋」ボタンをクリックし、「ファイルとメディア」を選択するだけです。
そこから追加したいファイルを選び、ページに挿入することができます。
また、ファイルを追加するだけでなく、YouTubeの動画やGoogleマップなど、外部のコンテンツをページに埋め込むこともできます。
このため、さまざまなコンテンツを簡単にページに取り込むことができ、すべての情報を一カ所にまとめておくことが可能です。
8. ページの共有
Notionのコラボレーション機能は、効果的かつ効率的に共同作業を行いたい個人とチームにとって素晴らしいツールとなっています。
普段は「Webで公開」オフになっているので、ワークスペースのメンバー以外は閲覧できません。
「リンクをコピー」で対象ページのURLがクリップボードへコピーされ、誰にでも共有できます。ただし、アクセスできるのはアクセス権をもったユーザーのみです。
また「招待」からメールアドレスを追加すると、ワークスペース内外のユーザーをそのページに招待できます。
- 外部のユーザーはゲストとして追加されます。
- ゲストやワークスペースのメンバーには、ドロップダウンメニューからアクセス権限を設定できます。
Notion では、ページやデータベースを他のユーザーと共有することで、コラボレーションをシンプルかつ簡単に行うことができます。
また、ページにコメントを追加してフィードバックを残すこともできるので、チームでの共同作業や効果的なコミュニケーションが加速します。
コメントをつける
ページ全体へのコメントをつけることができます。
さらに、ブロック単体にコメントをつけることもできます。
お互いの仕事に対するフィードバックを残したりすることも可能です。これにより、全員が同じ考え方に立ち、プロジェクトを円滑に進めることができます。
実際に簡単なコンテンツを作成しよう
Notion初心者の方に、おすすめの作成可能なコンテンツタイプをご紹介します。
- ノート、メモ
- タスク管理
- プロジェクト管理
- レシピ集
- 読書リスト
- 家計簿
- 旅行計画
これらは、Notion で作成できるコンテンツのほんの一例です。Notion を使って、あらゆるものを整理し、管理することができます。
1. ノート、メモ
すべてのメモ、考え、アイデアを保存するための個人用ノートブックを作成します。見出しや箇条書き、画像を使ってノートを整理することができます。テンプレ紹介
2. タスク管理
Notion のデータベースを利用して、タスク・マネージャーを作成します。タスクリストを作成し、期限を設定し、進捗を確認することができます。
3. プロジェクト管理
Notion はプロジェクト管理ツールとして使用できます。プロジェクトボードを作成し、チームメンバーにタスクを割り当て、プロジェクトの進捗を確認することができます。
4. レシピ集
お気に入りのレシピを保存するためのデータベースを作成します。各レシピに材料、作り方、画像を追加することができます。
5. 読書リスト
読みたい本をNotionで管理できます。各書籍のタイトル、著者、説明を追加し、読んだ本を記録することができます。
6. 家計簿
個人的な家計を記録するためのデータベースを作成します。収入、支出、貯蓄を追加して、自分の経済的な健康状態のスナップショットを見ることができます。
7. 旅行計画
Notionを使って、次の旅行を計画しましょう。旅行プランナーには、目的地、旅行日、宿泊施設、アクティビティを追加することができます。
Notionで知っておいて損しない細かい知識
- ブロックを２列にする
- ページの目次を表示する
- Webアプリケーションの挿入・連携
- LP・HPを作成できる
1. ブロックを２列にする
Notionでは、「ブロック」は、テキスト、画像、テーブルなどの要素を含むコンテンツの単位を指します。
「2列のブロック」とは、2つのブロックを左右に並べて表示し、2列を形成することを指します。
Notionでは、表示したい情報に応じて、さまざまな方法でブロックを作成し、配置することができます。
2. ページの目次を表示する
Notionではページ内の見出しを、簡単に目次にすることが可能です。
「＋」からアドバンスト項目にある「目次」を選択するだけです。
ブログ記事の作成や、会議の議事録などで活用できるでしょう。
3. Webアプリケーションの挿入・連携
結論として、Notionと外部アプリケーションを統合することで、生産性を高め、ワークフローを効率化することができます。
人気のある連携機能をいくつかをご紹介します。
- Google Drive
Google Driveを使用してファイルを保存している場合、NotionからGoogle Driveのファイルに直接アクセスできるようになりました。
また、NotionからGoogle Driveにファイルをアップロードすることもできます。
- Slack
Slack は、チームのつながりを維持するための一般的なコミュニケーションツールです。
Slackとの統合により、Notionからの通知を直接Slackで受信し、アプリを離れることなく対応することができます。
- Zapier
Zapierは、お気に入りのアプリを連携させるための自動化ツールです。
Zapierとの統合により、NotionとTrelloやAsanaなどの他のアプリとの間でタスクを自動化することができます。
- Trello
Trelloは、ボードとカードを使ってタスクを管理する人気のプロジェクト管理ツールです。
Trelloとの統合により、NotionのページをTrelloのカードに、またはその逆にリンクさせることができます。
ソフトウェア開発者であれ、プロジェクトマネジャーであれ、あるいは単にもっと仕事をこなしたい人であれ、Notion の統合機能は必需品です。
4. LP・HPを作成できる
Notionは、企業のランディングページやホームページの作成に利用できます。
Notionは、Webサイト制作をはじめ、幅広い用途に利用できる柔軟で汎用性の高いプラットフォームです。
具体的には、Notionのデータベースを利用して、製品やサービスの一覧、会社のニュース、チームメンバーなどの情報を保存・表示することもできます。
簡単にカスタマイズができるため、HPのプロトタイプの作成などに効果的です。
テキストや画像、テーブルなどを含むページを作成し、そのページを用いてシンプルで機能的なランディングページを作成することができます。
Notionの書式設定オプションとファイル添付機能により、プロフェッショナルな外観のランディングページを簡単に作成することができます。
