Notionと言ったら、データベースといっても過言ではありません。
データベースを理解して、使いこなせるようになって、初めてNotionの利便性を実感します。
「Notionをメモとしてしか、使えてない、、、」と言う方は、この記事を読み終わったあと、「え、こんな便利なの？！」と驚くはずです。
ぜひ、最後まで参考にしてください。
Notionのデータベースの特徴
まず、Notionのデータベースの主な特徴をご紹介します。
カスタマイズ可能なセル
Notionデータベースでは、各項目にテキスト、数字、日付、チェックボックスなどの列を一瞬でを作成することができます。
これにより、自分にあったデータベースを作成することができます。
リレーショナル・データベース
Notion では、異なるデータベース間でデータを参照・接続することができます。
一言で言うと、データベース同士を連携させることができる、ということです。
そのため「あっちも更新して、こっちも同じもの入力して、、、」という手間がないです。
表示形式が豊富
Notion データベースは、表、カレンダー、リスト、ボードなど、複数の形式で表示することができます。
これにより、データさまざまな形式で表示し、操作することができます。
強力なフィルターとソート
Notion のデータベースでは、さまざまな条件に基づいてデータをフィルタリングおよびソートすることができ、情報の検索と整理が容易になります。
Notionのデータベースの基礎知識
データベースを活用するためには、最低限の基礎知識が必要です。
いきなり応用的に使おうとしたら、挫折します。
「Notion＝ただのメモ扱い」から脱却するために、基礎を押さえておきましょう。
Notionのデータベースはとりあえず、テーブルビュー。
Notionのデータベースは以下6つの形式があります。
Screenshot迷うかもしれませんが、とりあえずテーブルビューにしておけば間違いないです。
理由は、他の形式にも変更が可能なためです。
また、次に説明するプロパティを作成しやすいと言う理由もあります。
データベースはとりあえずテーブルビュー。です。
プロパティの理解が重要
Notionにのデータベースはプロパティを設定することで、機能を発揮します。
データの分類設定を表し、Excelでいう列のことです。
エクセルやスプレッドシートの1列目を色を変えて、列を固定したり、フィルターをかけたり、各行のテーマを入力したりしますよね。それと同機能です。
- よく使うプロパティ3選！
- その他のプロパティの種類一覧
それぞれ解説します。
よく使うプロパティ3選！
Notionのデータベースでよく使うプロパティを3つご紹介します。
とりあえずこの3つだけ設定すれば、最低限のデータベースとして機能するので安心してください。
- セレクト・マルチセレクト
- ステータス
- チェックボックス
1. セレクト・マルチセレクト
タブ付けや分類分けをする際、必須になるプロパティです。
「セレクト」は1つのタグや項目だけしか選択しない場合に設定します。
「マルチセレクト」は複数のタグや項目の選択をしたい場合に設定します。
これらを設定しておけば、種類ごとにデータを表示できるため、欲しいデータを抽出する際に便利です。
また、これまで別々に管理していたものを一括管理することができます。
例えば、これまで仕事とプライベートでタスクを分けて管理していた人も、「仕事」「プライベート」というタグを設定しておくだけで、一緒のシートで管理することができます。
2. ステータス
「ステータス」は進捗状況を一目で把握するプロパティです。
「セレクト」のプロパティを、より進捗管理に特化したものになります。
このプロパティを設定することでプロセスや途中経過が把握できるため、タスク管理、プロジェクト管理に最適です。
このように、未着手、進行中、完了を表示することができます。
名称を変更、追加することも可能です。
3. チェックボックス
「チェックボックス」のプロパティを設定すると、自動でチェックボックスが生成します。
他者からの確認や、最終チェックで使用することが多いです。
チェックボックスを設定することで、完了した項目をアーカイブに飛ばし、自動で非表示にすることもできます。
ステータスが「完了」になるとアーカイブにする設定にもできますが、チャックボックスと組み合わせた方が、誤操作が格段に減ります。
その他のプロパティの種類一覧
テキスト
「テキスト」のプロパティは、セル内に直接記述することができます。
メモ、備考などで用いることが多いです。
数値
「数値」のプロパティは、計算したいもの項目を表示する際に便利です。
売上、価格、達成度など数字で管理したいときに使用します。
表示方法は3種類あり、数字だけでなく視覚的にアプローチすることができます。
日付
「日付」のプロパティで日程を追加することができます。
具体的には、タスクの期限、納期、イベント日時、リマインダーを管理したいデータの時に設定すると便利です。
ユーザー
Notionのワークスペースに複数人いる場合、「ユーザー」を設定することができます。
プロジェクトの担当者を明確にする子ができます。
もちろん複数のユーザーを選択することもできるので、チーム活動の際に設定しておくといいでしょう。
ファイル&メディア
「ファイル&メディア」は添付資料用のプロパティです。
共有資料があるときに便利です。
PDFや画像の共有に活用できます。
URL
「URL」のプロパティは、HPやリンクを貼り付ける時に使用します。
企業情報や、ユーザーのSNSを管理したい時に便利です。
サイトのブックマークなどにも活用できます。
メール
「メール」でメールアドレスを管理することができます。
これにより、連絡帳の作成やユーザーの個人情報を管理できます。
特に、社内メンバーの連絡先をまとめる際に活用することが多いです。
電話
電話番号を管理する時に利用するプロパティです。
「メール」と同じく、個人情報を管理するときに使います。
関数
「関数」で高度なプロパティを作成することが可能です。
if関数や四則演算ができるため、売上と原価から、利益を表示させることなどができます。
さらに、自動でチェックがつくチェックボックスや、納期までの日数を計算したりすることも可能です。
関数については後ほど詳しく解説しているので、興味のある方はそちらをご覧ください。
リレーション
「リレーション」のプロパティは、他のデータベースの情報を表示することができます。
例えば、タスクのデータベースと議事録のデータベースをそれぞれ作成し、タスクのデータベースに議事録を表示することが可能です。
リレーションを使いこなすことで、Notionデータベースの幅が無限に広がります。
後ほど詳しく解説するので、ぜひご覧ください。
ロールアップ
「ロールアップ」は「リレーション」を設定している場合に、活用することができます。
ロールアップは、リレーションをしたデータベースに表示しているプロパティを表示することができます。
例えば、タスクのデータベースに議事録のデータベースをリレーションし、議事録の日時をタスクのデータベースにも表示するということができます。
ロールアップについても後ほど詳しく解説しています。
作成日時
「作成日時」のプロパティは、データを作成した日時を表示します。
データ自体を削除しない限り、データを更新・編集しても内容は変わりません。
作成者
「作成者」のプロパティは、データを作成した人を表示します。
これもデータ自体を削除しない限り、データを更新・編集しても内容は変わりません。
最終更新日時
「最終更新日時」のプロパティは、最後にデータを編集した時の日時が表示されます。
いつ編集したデータなのか、自動で表示されるので、データの編集が多い人におすすめです。
最終更新者
「最終更新者」のプロパティを設定しておくと、データを編集した際、誰が行ったのかがわかります。
これも毎回選択する必要はなく、自動で更新されます。
「最終更新日時」と一緒に設定しておくことで、誰がいつデータを編集したのかが丸わかりになるでしょう。
チームでのプロジェクト管理におすすめです。
リンクドビューで他のページに表示する
Notionデータベースは一箇所だけでなく、他のページにも複数表示させることができます。
やり方は右上の「･･･」から「ビューのリンクをコピー」をクリックし、貼り付けたいところにペーストします。
そして貼り付ける形式を「データベースのリンクドビューを作成する」を選択するとできます。
フィルターやソートを使って、貼り付けた先の表示をカスタマイズすることができるので、毎回フィルターで表示切り替えする必要がなくなります。
まとめ
Notionのデータベースについてご紹介しました。
「データベースを使いこなす＝単なるメモ活用からの脱却」に繋がります。
普段使うデータベース機能は、限られてきますので、ポイントだけを抑えて活用してみてください。
STEP1：とりあえずテーブルビュー。
STEP2：プロパティはセレクト・マルチセレクト、ステータス、チェックボックスの3つを作成。
STEP3：リレーションで、データベース同士を連携。
